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法規內容

法規名稱: 基隆市政府出納管理作業流程及工作手冊
公發布日: 民國 98 年 03 月 12 日
修正日期: 民國 98 年 03 月 12 日
發文字號: 基府財支字第0980134032號
法規體系: 財政類
立法理由:
圖表附件:
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     第 一章 總則
一  為加速公款收付、確保公款與公有財物保管安全及健全機關內部財務
    控管機制,特訂定本手冊。

二  基隆市政府及所屬機關學校(以下簡稱各機關)之出納事務,依本手
    冊之規定辦理。

三  本手冊用詞,定義如下:
(一)出納事務:指依法管理現金、票據、有價證券與其他保管品等之收
      付、移轉、保管及帳表之登記、編製等事項。
(二)出納管理單位:指管理出納事務之單位。
(三)出納管理人員:指實際經管出納事務之人員。
(四)主辦出納:指綜理、督導、指揮出納管理業務,不實際經管出納管
      理事務之人員。
    前項第一款所稱其他保管品,如係不動產或須堆棧倉庫保管之動產,
    應以契據棧單或其他證明文件代之。

四  出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次,並貫徹休假代理制度
    。

五  出納管理人員於職務或工作輪調時,應辦理交代,並由機關首長指定
    人員會同主辦出納監交。
    出納管理人員應於後任接替之日起二日內完成交代;必要時,得陳報
    機關首長核准於十日內交代完畢。

六  出納管理人員辦理交代,應將經管出納事務所用章戳、文件、帳表及
    其他公有物,連同經辦之未了事項,造表悉數交付後任,並由前、後
    任出納管理人員及監交人員簽章後陳報機關首長。

七  出納管理人員超過一人時,應按業務狀況,適當分配其工作,並按其
    職務範圍,詳細規定其職掌及責任。

八  各機關如有分地辦公者,其出納管理單位,得視事實需要,酌派人員
    ,分區管理;但各派出人員,仍受原管理單位之指揮及監督。

九  出納管理單位對機關自行收支款項,收入部分,得委託金融機構代收
    ,支出部分,除零用金外,以直接匯撥或簽發票據為原則。

十  出納管理單位主要工作如下:
(一)點收款項、支票、有價證券等,並填開收款收據。
(二)保管櫃存現金、各種票據(包括支票、匯票、本票及外幣票據等)
      、支票簿、送款簿、存摺、存單、有價證券及其他保管品等。
(三)按時領取有價證券之本息。
(四)辦理繳款及存款手續。
(五)辦理收入退還、匯寄與收兌款項及員工薪津(劃撥)發放等手續。
(六)根據會計憑證或其他合法通知,扣繳各種稅款、捐款、借支款項、
      保險費及其他款項等。
(七)各項押標金、保證金及其他擔保之收付保管及其他收款退款等事項
      。
(八)登記各項出納保管簿籍,編製現金結存表,及保管品類報表。
(九)逐月核對由會計單位收轉之銀行存款核帳清單,是否與帳面結存相
      符,如有不符之處,應編製銀行存款結存差額解釋表。
(十)遞送付款或轉帳憑單及領取支票憑證通知受款人領取。
(十一)簽發支票辦理支付時,其支票應由機關首長、主辦會計及主辦出
        納簽名或蓋章,上述人員得視組織編制情形及業務特性授權代簽
        人簽名或蓋章。

十一  出納管理人員應負責任如下:
  (一)經辦收付工作
        1.收付現金、票據、有價證券及其他保管品等,如有錯誤,應查
          明處理。
        2.收入現金、票據及有價證券等,除自行保管者外,應按規定解
          繳或送存公庫。
        3.結存款項,如有錯誤,應查明處理。
  (二)經管櫃存現金、票據、有價證券及其他保管品等工作
        1.櫃存現金應與帳面結餘相符。
        2.現金、票據、有價證券及其他保管品等,應妥慎保管,不得挪
          用或墊借。有價證券之本息,應按時領取。
  (三)經辦帳表登記工作
        1.現金出納備查簿、銀行往來帳及各種帳表之記錄,應正確無誤
          。
        2.收支及現金轉帳傳票、付款憑單,應依照規定時間執行收付後
          ,登記遞送簿移送會計單位。
        3.業經辦理收納或支付之相關憑證,應於次日前整理完竣並編製
          現金結存表,送會計單位據以入帳。

     第 二 章 安全及設施
十二  出納管理單位對於經管之現金、票據、有價證券及其他保管品,須
      有安全維護設備,並應採取適當防範措施。

十三  出納管理單位如與其他單位同在一辦公室工作,其位置應設在辦公
      室最內角為原則。

十四  出納管理單位之保險櫃,應放置於乾燥處所,並儘量靠近出納管理
      人員。

十五  出納管理單位對於有關單據,應妥慎管理。

十六  出納管理單位之保險櫃門鍵應牢固、櫃壁應堅實、密碼盤應採複算
      者。

十七  出納管理單位應注意事項如下:
  (一)業務無關人員不得逗留出納作業處所或翻閱各種公文、帳簿。
  (二)出納管理人員在工作時間,應儘量避免會客。
  (三)出納管理人員言辭應謙虛,態度應溫和。
  (四)保險櫃應不定期變更密碼,關閉時,應隨時注意迴轉密碼,關閉
        上鎖,鑰匙應隨身攜帶。
  (五)當日收付應於當日結算。
  (六)應儘可能裝置防盜警鈴及監視器。
  (七)出納管理人員解領款項,應親自辦理,並視需要加派人員協助。

十八  出納管理單位保險櫃內不得代為保管私人財物。

     第 三 章 收款
十九  收款作業:
  (一)出納管理人員收到會計單位開具之收入傳票或相關單位之收款通
        知單,應即通知繳款人繳納。收受時,出納管理人員對收入款項
        ,務須當面清點檢查,並及時登記備查簿,如該款項依規定應送
        存公庫或金融機構者,應填具送金單(簿)或繳(存)款單據,
        確實依照票據抬頭字樣,在票背完成背書後,如數繳存,並將繳
        款憑證及收據移送會計單位登帳。
  (二)出納管理人員對依法令規定應收納之款項,得先行收納開立收據
        ,於當日或翌日上午前送會計單位補開收入傳票入帳。
  (三)收入票據,應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額
        、日期、背書等是否與規定相符。
  (四)經辦收入事項,須按照先後次序,編列號碼,並視需要使用號碼
        憑證(牌)發給繳款人,以憑調換正式收訖憑證。
  (五)款項收妥後,即在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人私
        章。
  (六)每日結算終了仍有收入款項等,應記入現金暫記簿,次日再補行
        正式登帳。
  (七)出納管理人員對收入款項,應隨時按順序登帳。

二十  經收現金或有價證券,如發現偽造或變造時,應查明處理。

     第 四 章 付款
二十一  付款作業:
    (一)實施集中支付之機關,出納管理人員收到會計單位編製之付款
          憑單,應即遞送地區支付機構辦理支付。其屬於受款人自領方
          式附有「領取支票憑證」者,應即通知受款人前來領取。
    (二)收到會計單位編製之支出傳票,其屬於在專戶存管款項支付者
          ,以匯款方式支付或簽發支票通知受款人前來領取,並及時登
          記備查簿。
    (三)辦理付款時,應檢核所附憑證,其內容與支出傳票及其上有關
          印鑑是否相符。如付款時,需取具收據或發票者,應注意合於
          支出憑證處理要點之規定。
    (四)領款人出具之收據、統一發票或收款證明,應於支付後,附於
          支出傳票之後,並於傳票附件欄註明張數。
    (五)經辦支付事項,須按申請先後辦理。必要時得使用支付號碼憑
          證,循序辦理手續。
    (六)支付現款時,應詢明申請者之現金數目,並收回支付號碼憑證
          或其他領款憑證。
    (七)支付現金之數額,應請收款人當面點清。
    (八)簽發支票除應根據合法之會計憑證外,並應注意下列事項:
          1.存款餘額不足時,不得簽發支票。
          2.在專戶存管款項內支付之款項,除法令另有規定者外,應一
            律簽發抬頭支票,票面劃平行線二道,並註明禁止背書轉讓
            。但具備下列條件者,得予註銷平行線二道或禁止背書轉讓
            :
         (1)支出傳票附記取消劃平行線或禁止背書轉讓,並加蓋支用
              機關首長與主辦會計人員簽證印鑑。。
         (2)受款人非屬政府機關。
         (3)非採郵寄方式。
          3.金額數字應用中文大寫,數字末尾應加一「整」字。
          4.支票金額須同時填寫阿拉伯數字者,應一併填寫。
          5.支票上應填明發票日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公
            司行號名稱。
          6.各機關如規定受款人應於支票存根上簽名或蓋章者,從其規
            定。
          7.簽發支票之號碼帳號等,應於傳票上註明。
          8.簽發支票如大小寫金額有錯誤應即作廢,並加蓋「作廢」字
            樣,重新簽發,不得塗改。
    (九)款項付訖後,經付人員即在傳票上加蓋付訖日期戳記並簽章。
    (十)匯寄附屬單位或其他機關之款項,應斟酌實際情形,分別電匯
          、信匯或票匯。
    (十一)支付款項,須由金融機構匯寄者,會計單位應在傳票上註明
            匯往金融機構及受款人名稱與帳號,由出納單位即日匯出,
            並將匯款金融機構所掣發之匯款憑證附入原傳票。
    (十二)出納管理單位接到應(待)付款單據後,應依限辦理支付,
            不得稽延。

     第 五 章 各項稅費款之扣繳作業
二十二  員工薪津內扣繳之各種稅費款,須依據有關會計憑證或其他合法
        通知,始得辦理。

二十三  出納管理單位,代扣之各項稅費款,除薪資所得稅,屬中華民國
        境內居住之國人所得,應於每月十日前將上一月內所扣繳稅額;
        屬非中華民國境內居住之個人所得,應於代扣稅款之日起十日內
        ,分別填製薪資所得扣繳稅額繳款書向金融機構繳納外,其餘代
        扣稅費款,應依各該扣繳規定期限,辦理代繳。

     第 六 章 零用金
二十四  零用金係因應法定預算事務費性質之各項零星支付而設置,用以
        支付在一定金額以下之業務費項下經費支出,不得移作預算外之
        墊付或借支;其作業程序除依本府暨所屬機關學校零用金管理要
        點規定辦理外,另訂定如下:
    (一)零用金之申請:
          年度開始,各機關出納管理單位為因應法定預算內事務費性質
          之零星支用,應參酌實際情形在財政處核定零用金額度內,簽
          會會計單位並奉機關首長或其授權人核准後,於業務費科目項
          下請領,提取定額現金,以備零星支用。
    (二)零用金由各機關指定專責人員保管支付,在一定金額限額內,
          各業務承辦單位因業務需要,得經其單位主管及保管單位主管
          或其授權人核准,向保管零用金人員借款備付零用,惟應自借
          款日起三日內檢附支出憑證辦理核銷。
    (三)各機關以零用金支出之費用,其原始憑證(發票或收據)應由
          經辦人員粘貼於「粘貼憑證用紙」上,檢附經會相關權責單位
          及機關首長或其授權人之核准,向管理零用金人員領取。
    (四)零用金支付後,管理零用金人員應將支出憑證予以編號加蓋付
          訖及日期章,隨時逐筆登入零用金備查簿。於支付相當數額時
          ,按類別整理歸類,填具零用金支用清單及總表,連同支出憑
          證,經主辦出納或其授權人核章後,送會計單位審核,依本府
          暨所屬機關學校零用金管理要點規定程序撥還。如有不屬於原
          領用零用金支出科目者,應簽具轉帳憑單轉正。
    (五)會計年度終了時,應依規定辦理零用金之結轉或繳回。

二十五  各機關辦理零用金支付及結墊撥還,應隨時登記零用金備查簿並
        結計餘額,帳面餘額應與櫃存現金及預借未核銷零用金之合計數
        相符。

     第 七 章 票據、有價證券與其他保管品之收付及管理
二十六  票據、有價證券及其他保管品之收付,出納管理單位應根據傳票
        執行,並當面清點,如根據核准文件收入者,應即填製「收入款
        項通知單」或書面通知會計單位補製傳票,執行後,主辦出納人
        員及收付票據、有價證券及保管品之人員,應於傳票上簽章以示
        完成收付手續。

二十七  出納管理單位收到各項票據、有價證券及其他保管品,除須於當
        日發還者外,應依照公庫保管品有關規定送存公庫或代理公庫機
        關保管。

二十八  出納管理單位經收票據、有價證券及其他保管品應注意事項如下
        :
    (一)外幣、票據、有價證券及契據等,應逐案編註收管案號,並就
          其性質相同者,分類登入保管品紀錄簿。
    (二)金銀條塊、外幣應由原經辦單位或經手人,加註簽封,以明責
          任。
    (三)本票及國內外之支票、匯票等,除應詳細登記來源、票號、抬
          頭、用途、幣別、金額、出票及兌付處所等項外,並應注意票
          據之有效期限。
    (四)公債、股票、庫券、儲蓄券等有價證券應按類別、戶名、品名
          、數量、金額、號碼,詳細登記之。
    (五)公債、庫券、儲蓄券等應注意還本付息日期,辦理領取手續,
          並通知會計單位。
    (六)應注意各項票據、有價證券及保管品之到期日或有效期限適時
          通知經管業務單位,辦理展延、退回或收取本息後即填具「收
          入款項通知單」,通知會計單位編製傳票。
    (七)收管機關採購及財物變賣、處分等實物擔保憑證,應依照原訂
          立契約書會同有關單位辦理。
    (八)存庫之保管品,應分類登記於存庫保管品備查簿,並按月編造
          保管品報告表送會計單位以備查考管制。
    (九)有價證券之質權設定登記書,應加註拋棄行使抵銷權。

二十九  出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外,收納之各種款項
        及有價證券等,除法令另有規定外,應於當日或次日解繳公庫,
        零星收入最長不得逾五日。

     第 八 章 押標金、保證金及其他擔保之收付
三十  為應採購作業需要,出納管理單位得以機關名義申請於代理公庫之
      金融機構開立專戶,存管廠商繳納之押標金、保證金及其他擔保。

三十一  為應採購業務需要,出納管理單位得設招標專用收據,其收據之
        管理同自行收納款項收據辦理。

三十二  出納管理單位依招標文件規定,收取押標金,應開立收據,退還
        時,對未得標廠商,可即時退還者,出納管理單位應依據採購單
        位之通知,由廠商檢附採購單位已簽認之文件,連同原繳納之收
        據或於原繳納押標金之收據上經採購單位簽註未得標之文字與簽
        章後退還。對無法即時退還者,應循一般付款程序辦理。對得標
        廠商,收取履約保證金,或將押標金轉換為履約保證金,如轉換
        時有應補足(或應退)之差額,應由採購單位通知廠商及會計單
        位辦理,於辦理補繳或退還程序後,始開立收取履約保證金收據
        交付廠商。

三十三  出納管理單位辦理保證金等款項之退還時,除即時退還之押標金
        外,應依據會計單位編製之傳票,始可退還。

三十四  採購案有保固期間者,廠商應繳納之保固金,經廠商事先申明者
        ,得直接由應退之履約保證金或該採購案之應付款項中扣抵。

三十五  出納管理單位應配合會計單位、業務(採購)相關單位隨時注意
        押標金、保證金及其他擔保之有效期限,隨時清理

     第 九 章 自行收納款項收據之管理
三十六  各機關使用之自行收納款項收據除法律另有規定外,應依據本府
        暨所屬機關學校各項收入憑證管理要點第二點規定辦理。

三十七  各機關印製之自行收納款項空白收據,應由會計或指定單位負責
        保管。

三十八  自行收納款項收據之領用,應由出納管理單位或使用單位填具領
        用單一式二聯,經主辦出納或使用單位主管簽核後領用。由出納
        管理單位或使用單位保管存查,並應設置自行收納款項收據紀錄
        卡,隨時記錄使用情形,備供查核。

三十九  除依本府暨所屬機關學校各項收入憑證管理要點規定,由本府統
        籌印製發用之收入憑證以外,各機關自行印製已使用之自行收納
        款項收據,第一聯交繳款人收執,第二聯報核,送會計單位列帳
        。第三聯存根,由出納管理單位或使用單位存查。

四十  未使用或使用擬作廢之收據,由保管單位或使用單位列表記錄起訖
      號碼,截角作廢,並妥慎保管備查,保管期限至少二年,屆滿二年
      後,陳經該管上級機關同意得予銷毀。

四十一  自行收納款項收據,應由出納管理單位或使用單位按編號順序開
        立,不得跳號,並以類別分類。

四十二  彙解各項收入款時,屬票據繳納者,應在各該繳款單據「備註欄
        」內填寫收款之收據字軌號碼及繳存票據號碼;屬電匯款者,應
        在「收入憑證粘存單」內填寫收款之收據字軌號碼。

四十三  為加強自行收納款項收據之管制,出納或使用單位應設置自行收
        納款項收據領用紀錄卡,並由會計單位不定期抽查領用情形,作
        成紀錄備查。

     第 十 章 出納帳表
四十四  出納管理單位應置備下列各項簿籍(其格式詳附錄壹):
    (一)現金出納備查簿,備登收納款項,必要時得分立收入、支出或
          收支結存各項簿籍。
    (二)零用金備查簿,備登零用金支付、結報撥還。
    (三)存庫保管品備查簿,備登存庫保管各類有價證券、票據、保管
          品等項。
    (四)保管品紀錄簿,作為保管品之明細備查簿,以記載保管品收存
          及發還之原始記錄。
    (五)現金暫記簿,備登每日結算終了後之收支款項,次日再補行正
          式登帳。
    (六)傳票遞送簿,備登收支及現金轉帳傳票、付款憑單移送時間之
          登載。
    (七)其他備查簿,視業務繁簡需要設置。

四十五  前點簿籍採用電腦處理者,其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍,應
        妥善保管。

四十六  經辦出納管理人員,於執行出納事務時,應隨時登入有關備查簿
        ,並按日結計清楚,不得稽延,相關憑證應於次日前送會計單位
        據以入帳。

四十七  出納管理單位,除領用之零用金,應適時辦理結報申請撥還外,
        並斟酌需要,根據現金出納備查簿,分別編製現金日報表、旬報
        表及月報表,連同公庫或銀行對帳單及存款分析表,送會計單位
        核對,併同會計報告轉報。其他出納報表,得視實際需要定之。

四十八  出納管理單位為辦理收支有關事項,應備具如下書表(其格式詳
        附錄貳):
    (一)繳款書。
    (二)支出收回書。
    (三)收入退還書。
    (四)轉正通知書。
    (五)公庫機關專戶存款收款書 。
    (六)公庫保管品申請書。
    ﹙七﹚保管品月報表。
    (八)銀行(公庫)存款差額解釋表。
    (九)零用金支用清單。
    (十)現金結存(日報)表。
    (十一)現金收支結存旬報表(含現金收支月報表)。
    (十二)自行收納款項收據及紀錄卡。
    ﹙十三﹚出納業務檢核紀錄表。

     第 十一章 出納事務之盤點及檢核
四十九  各機關出納管理單位,對於存管之現金、票據、有價證券、自行
        收納款項收據及其他保管品等,應作定期與不定期之盤點;另由
        會計單位每年至少監督盤點一次。

五十  辦理盤點人員如發現存管之現金、票據、有價證券、自行收納款項
      收據及其他保管品等與相關之紀錄不符時,應查明不符之原因,陳
      請機關首長核辦。

五十一  各機關為加強出納管理,應依照本手冊及相關規定,實施定期與
        不定期查核。

五十二  各機關實施出納事務定期查核,得組成查核小組辦理。其人員由
        會計單位、人事單位、政風單位及相關單位派員參加。

五十三  出納事務之查核要項如下: 
    (一)出納手續是否符合規定。
    (二)庫存現金數目,是否與會計紀錄符合,有無私自墊借或以單據
          抵現情事,有無與核定額度相符。
    (三)傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速。
    (四)保管之票據、有價證券及其他保管品等,是否與帳面相付款項
          ,是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫。是否每月提供經
          奉核之存庫保管品專戶之明細資料供會計單位勾稽用。
    (五)各種出納帳表,是否齊全,相關紀錄有否翔實完備。
    (六)收付款項,是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫。
    (七)暫收款、收據貼印花及保管時間,是否能遵照規定辦理。
    (八)零用金支付之每案金額有無超過一定金額,保管是否妥善,有
          無隨時登記零用金備查簿,結存數與未報銷單據金額之總額,
          是否與零用金之金額相符。
    (九)自行收納之各項收入,有無依照規定保管、使用自行收納款項
          收據。
    (十)自行收納款項收據之使用是否良善。
    (十一)現金、票據、有價證券及其他保管品等之出納有無依照規定
            程序處理,有無隨時登記,其實際結存金額與帳面結存是否
            相符。
    (十二)公庫或金融機構所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單有
            無與帳載數核對,如有差額,出納管理單位有無查明其發生
            原因是否正當,並編製「存款差額解釋表」等。對帳單回單
            有無儘速寄回原代庫機構。
    (十三)出納管理人員有無任相同工作六年以上之情形,休假代理制
            度有無貫徹實施。

五十四  各機關實施出納事務查核結果,應報告機關首長,並得辦理獎懲
        。