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法規內容

法規名稱: 基隆市政府所屬各地政事務所地籍資料庫管理要點
公發布日: 民國 89 年 07 月 07 日
修正日期: 民國 96 年 08 月 07 日
發文字號: 基府地籍貳字第0960128462號
法規體系: 地政類
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一、基隆市政府(以下簡稱本府)為利所屬各地政事務所地籍資料庫之管
    理,依據土地登記規則第二十三條規定,訂定本要點。


二、地政事務所應設置地籍資料庫,地籍資料庫之設置以一處為原則,其
    因廳舍建築或業務需要得分別設置,但仍應依照本要點之規定管理。
    地籍資料庫存放之資料,係指登記、測量、地價、地權、地用所使用
    之各類圖、簿、冊、卡、磁性檔案及規費收繳憑證(其存放資料項目
    及保存年限如附表一)。
    各項地籍資料應依其類別按年份及收件號順序編訂成冊,並編造管理
    清冊後歸檔,在未依規定銷毀前,均應列入移交。


三、經地籍資料電子處理後批次列印之登記簿,應依地號順序加裝封面裝
    訂保管之;異動登記簿則應依時間順序加裝封面裝訂保管之,並製作
    地籍異動索引將時間與地號連結,以便利異動登記簿之查詢。


四、每日所用之空白權利書狀用紙號數應逐日依序登載於書狀用紙管理簿
    (如附表二),由領用人員與管理人員蓋章。


五、空白及作廢之權利書狀應按月清點,並將清點結果列表(如附表三)
    ,於次月五日以前送本府備查後,作廢之權利書狀依規定程序銷毀。


六、空白權利書狀如有遺失或遭竊,管理人員除立即報告主管課長及主任
    外,應將遺失或遭竊之空白權利書狀號碼列管查考(如附表四),並
    立即通報警察機關、本府政風室、地政局進行調查。


七、管理人員應隨時注意各項圖簿冊之完整,如發現用紙脫落,應隨即裝
    訂妥善,對使用不當者應予糾正之。


八、登記簿、地籍圖除有土地登記規則第二十條規定情事外,應永久妥善
    保存,不得攜離地政事務所。
    地籍資料庫所保管之資料如需攜離地籍資料庫,應填寫調用單(如附
    表五之一及附表五之二)依規定向管理人員調用,調用時間不得逾二
    小時,並限於地政事務所下班前全部歸還,如有逾限,管理人應即追
    查,其他工作人員需調用時亦同。


九、地籍正副圖及藍晒底圖之訂正,或複丈圖之查對或描繪,以在地籍資
    料庫內辦理為原則,如需調離地籍資料庫辦理,應以調用單向管理人
    員調用,其調用辦法準用第八點第二項。


十、地政事務所應備一份藍晒底圖或地籍副圖,專供人民或其他機關人員
    申請閱覽之用;閱覽時應於指定地點為之。

十一、地政事務所之地籍資料庫應設專人管理,其人員之選派應以編制內
      優秀人員擔任,並得視業務情況調派適當人員協助之。地籍資料庫
      管理人員應隨時注意門禁,嚴守圖簿不離庫規定。


十二、地籍資料庫之管理,應由地籍資料庫管理人員全權負責,調閱地籍
      資料應依規定程序辦理,其不依規定調閱者,地籍資料庫管理人員
      得隨時制止之,如不服制止,應即簽報主管課長及主任處理。

十三、地籍資料庫之設置應有防火、防潮、防盜、防蟲等安全設備,並嚴
      禁煙火,不得存放易燃、易爆物品,平時應注意保持整潔、通風,
      以確保地籍資料之安全。
十四、地籍資料庫嚴禁攜帶私人提袋、物品進入,於入口或適當地點設置
      私人物品存放處,供工作人員放置物品。

十五、地籍資料庫應設置資料查閱處,並得提供鉛筆供抄錄資料需要時使
      用,嚴禁持用鋼筆或原子筆入庫。

十六、除下列人員外,其他人員不得進入地籍資料庫:
(一)在地籍資料庫內之工作人員及其主管人員。
(二)經業務主管准許之本所其他因公需進入地籍資料庫人員。
(三)各公務機關派遣閱覽登記簿或地籍資料之人員。
(四)上級人員巡查業務或經地政事務所所主任准許進入參觀之來賓。
      前項第二款人員須持主管課長以上派遣單(如附表六),經管理人
      員辦理登記手續,始得進入地籍資料庫。
      第一項第三款人員應執其服務單位之文件並佩帶識別証,經管理人
      員核對相符予以登記(如附表七),始得進入地籍資料庫,並由管
      理人員提供所需資料於指定地點閱覽或描繪,使用完畢應將調閱資
      料交還管理人員點收,不得擅自取放。
      第一項第四款人員應由主管或其指定人員陪同進入。


十七、管理人員每天下班時應全面檢 視地籍資料庫門窗並親自加鎖。非上
      班時間使用地籍資料庫應簽請地政事務所主任核准,地籍資料庫備
      用鑰匙應由專人保管,非經簽准不得用,遇有偶發緊急狀況用,
      事後仍應簽報。


十八、地籍資料庫內存放之地籍資料,應於每年六、十二月月底總清查一
      次,並將清查結果(如附表八、九)陳報本府備查。


十九、地籍資料庫管理人員清點或清查地籍資料應於每日下班後或非辦公
      時間加班辦理,以免影響業務之正常進行。


二十、地籍資料庫管理人員之服務成績應由主管課長隨時考核,作為年終
      考績之參考,如負責盡職者應從優考核,如管理有缺失或不盡職情
      形,各級主管應負連帶責任,遇有具體優劣事蹟者,並得隨時獎懲。


廿一、地籍資料庫管理所需經費,地政事務所應按年度編列預算支應。

廿二、經整理造冊後,逾保管年限或毋需再保管之檔案,除規費收繳憑證
      檔案依會計法有關規定辦理銷毀外,其餘由該管地政事務所製作檔
      案銷毀計畫(如附表十) 及檔案銷毀目錄 (如附表十一),層報本府
      彙整送檔案管理局核准後銷毀。
      銷毀檔案內應選擇各改進階段中,字跡清晰之各類型檔案各五宗,
      妥為裝訂保管,以供參考。


廿三、地政事務所繕造檔案銷毀目錄時,如發現檔案有遺失者,應另繕造
      地籍資料遺失清冊(如附表十二),並查明責任一併陳報本府核辦。
 
廿四、檔案之銷毀方式應依機關檔案保存年限及銷毀辦法第十三條規定為
      之,並由政風人員監毀。

廿五、已銷毀之檔案應於檔案銷毀目錄註記核准銷毀文號及銷毀日期,併
      同檔案管理局核准銷毀文件及有關管理清冊,依年次裝訂成冊永久
      保存,並列入移交,以備查考。

廿六、每年三月至五月為地政事務檔案清理期,逾保管年限之檔案資料均
      應依本要點規定辦理。

廿七、本要點提請市務會議討論通過後函頒實施。