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法規內容

法規名稱: 基隆市政府電子公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 100 年 11 月 01 日
修正日期: 民國 103 年 10 月 31 日
發文字號: 中華民國103年10月31日基府行文壹字第1030244157號 函
法規體系: 綜合發展類
立法理由:
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一、基隆市政府(以下簡稱本府)暨所屬各機關學校,為加速文書核擬效率
    、掌握文書處理流程、推動電子公文全程線上處理及擴大電子公文節
    能減紙範疇,特訂定本規定。 

二、本規定所稱線上簽核係指「文書處理手冊」第八點所定公文線上簽核
    採用電子認證者。

三、本府暨所屬各機關學校之線上簽核作業,其處理方式依本規定辦理,
    本規定未規定者,依國家發展委員會「文書及檔案管理電腦化作業規
    範」及「基隆市政府電子公文節能減紙計畫」辦理。

四、為提高行政效率及節能減紙,對機關內非密等公文適合線上簽核者,
    於設備、人員能配合時,應以線上簽核行之。

五、公文線上簽核實施範圍如下:
   (一) 依公文類別屬性,以「存查」、「副本」、「開會通知單」、「
        本文及附件合計十頁以下」及「保存年限十年以下」等,列入公
        文線上簽核範圍。但保存年限超過十年之公文,經業務單位認定
        確有必要者,得採線上簽核方式辦理。
   (二) 本文及附件檔案大小,合計以不超過十MB(Megabyte)為原則。

六、民眾來文、密件公文、本府一層決行案件、公文附件屬實體無法電子
    化、附件須用印或無法掃描者,不適用線上簽核。

七、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性,並應詳實記載相關事
    項如下:
   (一) 可判別文件簽章人。
   (二) 應詳實記錄各會簽意見。
   (三) 應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
 
八、各簽核點人員、繕校人員,對其文稿內容異動與否,均應採電子憑證
    進行簽章,以明責任。

九、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得採機關核發之臨時憑
    證替代,並於歸檔前完成電子憑證之補簽作業;若無法補簽時,得由
    職務代理人或權責主管補簽,並記錄原因。

十、承辦單位收受之公文,認為非屬本單位承辦者,應敘明理由退回文書
    單位改文,退文切勿自行處理,以明權責,並便於日後稽催。

十一、收文人員作業規定如下:
   (一) 收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分辨識程
        序,並於電腦系統確認相符後,即時或定時進行收文作業。
   (二) 收文人員透過電子交換收受電子文後,應注意傳遞交換之電子文
        件、確認發文單位及檢查附件與文件有否疏漏或無法開啟。
   (三) 收文後採線上簽核者,其收文確認、檢視處理、編號、登錄、分
        文及傳遞等處理程序應於線上為之。
   (四) 若收受公文為紙本公文時,除密件、本文附件頁數過多、及實體
        附件無法掃描者外,得將公文掃描後進行分文作業。

十二、承辦人員作業規定如下:
     (一) 承辦人員擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致性
          ,前後關聯案件引用原則如下:
         1. 前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,前案應掃描電子檔後
            夾帶為後案引用。
         2. 前後二案皆為線上簽核者,應提供前案檔案聯結資訊。
         3. 前案為線上簽核,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內容
            、簽核流程及簽核意見。
     (二) 承辦人員擬辦案件時,得設定簽會流程,各簽核點人員得依實
          際需求進行簽會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定回
          傳承辦人員進行意見彙整。
     (三) 簽核過程中,線上簽核與紙本簽核得互相轉換,惟需退回原承
          辦人員重新辦理。
     (四) 線上簽核公文核決完成應清稿後傳送,以進行發文處理作業。

十三、檔案管理作業規定如下:
     (一) 線上簽核公文辦畢後,承辦人應於電子公文系統辦理歸檔作業
          。
     (二) 檔管人員點收前應確認下列事項:
         1. 確認檔案內容有無點收作業要點第九點規定之應退件情形。
            (如附件不全或無法讀取等)
         2. 確認簽章資訊。
     (三) 點收後之電子檔案,不得刪除。
     (四) 機關憑證附卡僅供檔案點收作業使用,持有人應善盡保管人之
          責,並將附卡納入職務交接之項目。
 
十四、公文線上簽核件數應列入發文件數統計。

十五、電子簽核公文之處理績效,得列入本府及各機關學校年度公文處理
      成效檢核項目。

十六、本規定經市務會議討論通過後函頒實施。