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法規內容

法規名稱: 基隆市政府暨所屬機關召開會議與會勘作業注意事項
公發布日: 民國 104 年 08 月 10 日
發文字號: 中華民國104年08月10日基府研管壹字第1040229790號 函
法規體系: 研考類
立法理由:
圖表附件:
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一、基隆市政府(以下簡稱本府)為加強落實本府各單位暨所屬機關(以
    下簡稱各單位)召開會議(勘)時統一作業程序,以提昇行政效率,
    特訂定本注意事項。

二、本注意事項用詞之定義如下
(一)紀錄:指依函文、開會通知單或會勘通知單等各類公文書所召集會
      議或辦理會勘,於會後以書面方式留存會議(勘)經過、決議或結論
      之記錄。
(二)主辦單位:指召集會議(勘)之發函機關業務單位。
(三)與會單位:指配合主辦機關所訂時間、地點,派員共同與會之其他
      各單位。

三、主辦單位召集會議(勘)前,應先發函文、開會(會勘)通知單,如
    有議程及討論資料者,應作為附件併送。但時間急迫者,得先以電話
    通知後補送。

四、與會單位接獲召開會議(勘)通知時,應簽請單位主管(機關首長)
    核派出席人員,出席人員應為業務專精人員或對會議(勘)討論內容
    瞭解人員(應以業務承辦人、主管優先),且於出席前應事先研究議
    題案情,如認有請示單位主管(機關首長)意見或洽商內部單位者,
    應先統一內部意見後再行出席。

五、主辦單位承辦人於會議(勘)前一日宜電話再次提醒與會者準時出席
    。與會者如因正當理由不克出席且無他人代為出席情事,或非屬機關
    業務職掌範圍,於事先提供書面意見後,屆時可免派員與會。

六、會議(勘)開始時,主辦單位應說明會議(勘)緣由及案件爭點,與
    會各單位代表進行協調時應負責代表其單位發表意見,不得藉詞推諉
    ,如確有窒礙難行之處應主動提出說明。

七、與會人員發言時應簡單扼要避免繁瑣,必要時,應將發言綱要書面資
    料(附件一)交由紀錄人員作為記錄之參考。

八、會議(勘)討論結果內容應具體務實,預定完成期限亦須明確;如經
    協調討論後仍無法達成共識或須再次請示單位主管(機關首長),主
    辦單位應於會後主動積極協調相關單位後續辦理情形,直至有共識之
    結論為止,必要時得召開第二次會議(勘)。

九、主辦單位承辦人員應於會議(勘)結束後次日將紀錄取號陳核,會議
    紀錄於五個工作日內,會勘紀錄於三個工作日內,完成會議(勘)紀
    錄陳核至決行層級;決行後二個工作日內函發會議(勘)紀錄予有關
    單位。

十、與會單位出席人員應於會議(勘)結束後將本次會議(勘)結果及處
    理意見依「出席會議(勘)報告單」(附件二)簽報其上級主管核閱
    。

十一、主辦單位承辦人員如不能於期限內完成會議(勘)紀錄並陳核至決
      行層級,應於預定陳核日期屆滿前申請展期,以兩次為限,每次展
      期不得超過五日(會勘三日),由單位主管核准。但因情形特殊須
      第三次展期或展期超過十五日(會勘九日)以上者,應簽請機關首
      長核定。

十二、除第十一點外無故延宕會議(勘)紀錄情形嚴重者,依「基隆市政
      府及所屬機關學校公文處理時限暨逾限懲處標準表」之規定,應以
      層級經辦人員逾期延宕責任議處。

十三、本注意事項奉市長核定後函頒實施。