一、基隆市政府（以下簡稱本府）為加強落實本府各單位暨所屬機關（以
下簡稱各單位）召開會議（勘）時統一作業程序，以提昇行政效率，
特訂定本注意事項。
二、本注意事項用詞之定義如下
（一）紀錄：指依函文、開會通知單或會勘通知單等各類公文書所召集會
議或辦理會勘，於會後以書面方式留存會議(勘)經過、決議或結論
之記錄。
（二）主辦單位：指召集會議(勘)之發函機關業務單位。
（三）與會單位：指配合主辦機關所訂時間、地點，派員共同與會之其他
各單位。
三、主辦單位召集會議（勘）前，應先發函文、開會（會勘）通知單，如
有議程及討論資料者，應作為附件併送。但時間急迫者，得先以電話
通知後補送。
四、與會單位接獲召開會議（勘）通知時，應簽請單位主管（機關首長）
核派出席人員，出席人員應為業務專精人員或對會議（勘）討論內容
瞭解人員（應以業務承辦人、主管優先），且於出席前應事先研究議
題案情，如認有請示單位主管（機關首長）意見或洽商內部單位者，
應先統一內部意見後再行出席。
五、主辦單位承辦人於會議（勘）前一日宜電話再次提醒與會者準時出席
。與會者如因正當理由不克出席且無他人代為出席情事，或非屬機關
業務職掌範圍，於事先提供書面意見後，屆時可免派員與會。
六、會議（勘）開始時，主辦單位應說明會議（勘）緣由及案件爭點，與
會各單位代表進行協調時應負責代表其單位發表意見，不得藉詞推諉
，如確有窒礙難行之處應主動提出說明。
七、與會人員發言時應簡單扼要避免繁瑣，必要時，應將發言綱要書面資
料（附件一）交由紀錄人員作為記錄之參考。
八、會議（勘）討論結果內容應具體務實，預定完成期限亦須明確；如經
協調討論後仍無法達成共識或須再次請示單位主管（機關首長），主
辦單位應於會後主動積極協調相關單位後續辦理情形，直至有共識之
結論為止，必要時得召開第二次會議（勘）。
九、主辦單位承辦人員應於會議（勘）結束後次日將紀錄取號陳核，會議
紀錄於五個工作日內，會勘紀錄於三個工作日內，完成會議（勘）紀
錄陳核至決行層級；決行後二個工作日內函發會議（勘）紀錄予有關
單位。
十、與會單位出席人員應於會議（勘）結束後將本次會議（勘）結果及處
理意見依「出席會議（勘）報告單」（附件二）簽報其上級主管核閱
。
十一、主辦單位承辦人員如不能於期限內完成會議（勘）紀錄並陳核至決
行層級，應於預定陳核日期屆滿前申請展期，以兩次為限，每次展
期不得超過五日（會勘三日），由單位主管核准。但因情形特殊須
第三次展期或展期超過十五日（會勘九日）以上者，應簽請機關首
長核定。
十二、除第十一點外無故延宕會議（勘）紀錄情形嚴重者，依「基隆市政
府及所屬機關學校公文處理時限暨逾限懲處標準表」之規定，應以
層級經辦人員逾期延宕責任議處。
十三、本注意事項奉市長核定後函頒實施。