說 明：
一、配合行政院99年1月25日院授研訊字第0992460081號函頒「電子公文節能減紙推動
方案」辦理。
二、本府公文整合線上簽核系統預定100年10月底輔導戶政、地政等機關切換上線，為
利公文線上簽核作業順利實施，及提升作業效益，請各單位確實配合辦理。
三、隨函檢附「基隆市政府電子公文線上簽核作業規定」條文乙份。
法規內容：
一、基隆市政府(以下簡稱本府)暨所屬各機關學校，為加速文書核擬效率
、掌握文書處理流程、推動電子公文全程線上處理及擴大電子公文節
能減紙範疇，特訂定本規定。
二、本規定所稱線上簽核係指「文書處理手冊」第八點所定公文線上簽核
採用電子認證者。
三、本府暨所屬各機關學校之線上簽核作業，其處理方式依本規定辦理，
本規定未規定者，依行政院研究發展考核委員會「文書及檔案管理電
腦化作業規範」及「基隆市政府電子公文節能減紙計畫」辦理。
四、為提高行政效率及節能減紙，對機關內非密等公文適合線上簽核者，
於設備、人員能配合時，應以線上簽核行之。
五、公文線上簽核實施範圍如下：
依公文類別屬性，以「存查」、「副本」、「開會通知單」、「十頁
以下(含附件)」及「保存年限五年內」等，列入公文線上簽核範圍。
六、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性，並應詳實記載相關事
項如下：
(一) 可判別文件簽章人。
(二) 應詳實記錄各會簽意見。
(三) 應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
七、各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證
進行簽章，以明責任。
八、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得採機關核發之臨時憑
證替代，並於歸檔前完成電子憑證之補簽作業；若無法補簽時，得由
職務代理人或權責主管補簽，並記錄原因。
九、承辦單位收受之公文，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由退回文書
單位改文，退文切勿自行處理，以明權責，並便於日後稽催。
十、收文人員作業規定如下：
(一) 收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分辨識程
序，並於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業。
(二) 收文人員透過電子交換收受電子文後，應注意傳遞交換之電子文
件、確認發文單位及檢查附件與文件有否疏漏或無法開啟。
(三) 收文後採線上簽核者，其收文確認、檢視處理、編號、登錄、分
文及傳遞等處理程序應於線上為之。
(四) 若收受公文為紙本公文時，除密件、本文附件頁數過多、及實體
附件無法掃描者外，得將公文掃描後進行分文作業。
十一、承辦人員作業規定如下：
(一) 承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性
，前後關聯案件引用原則如下：
1. 前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔後
夾帶為後案引用。
2. 前後二案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。
3. 前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容
、簽核流程及簽核意見。
(二) 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實
際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回
傳承辦人員進行意見彙整。
(三) 簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承
辦人員重新辦理。
(四) 線上簽核公文核決完成應清稿後傳送，以進行發文處理作業。
十二、檔案管理作業規定如下：
(一) 線上簽核公文辦畢後，承辦人應於電子公文系統辦理歸檔作業
。
(二) 檔管人員點收前應確認下列事項：
1. 確認檔案內容有無點收作業要點第九點規定之應退件情形。
(如附件不全或無法讀取等)
2. 確認簽章資訊。
(三) 點收後之電子檔案，不得刪除。
(四) 機關憑證附卡僅供檔案點收作業使用，持有人應善盡保管人之
責，並將附卡納入職務交接之項目。
十三、公文線上簽核件數應列入發文件數統計。
十四、電子簽核公文之處理績效，得列入本府及各機關學校年度公文處理
成效檢核項目。
十五、本規定奉市長核定後函頒實施。